جامعة العاصمة تدرب كوادرها على تطوير منظومة رعاية الطلاب الوافدين

نظّم مكتب الطلاب الوافدين بجامعة العاصمة ورشة عمل تدريبية بعنوان «آليات إدارة ورعاية الطلاب الوافدين»، بمشاركة مسؤولي ملف الطلاب الوافدين من الكوادر الإدارية بكليات الجامعة في مرحلة الدراسات العليا، وذلك بهدف تطوير آليات التعامل مع الطلاب الدوليين والارتقاء بمستوى الخدمات المقدمة لهم منذ بداية تواصلهم مع الجامعة وحتى استكمال دراستهم.

وأقيمت الورشة تحت رعاية الدكتور السيد قنديل، رئيس جامعة العاصمة، والدكتور وليد السروجي، نائب رئيس الجامعة لشئون خدمة المجتمع وتنمية البيئة والقائم بعمل نائب رئيس الجامعة للدراسات العليا والبحوث.

قنديل: الطالب الوافد سفير لمصر والجامعة

وأكد الدكتور السيد قنديل أن ملف الطلاب الوافدين يمثل أحد المحاور الاستراتيجية في خطة الجامعة لتعزيز التميز والانفتاح على العالم، موضحًا أن الطالب الوافد لا يمثل مجرد طالب داخل المؤسسة التعليمية، وإنما يعد سفيرًا لمصر وللجامعة في بلده بعد عودته.

وأشار رئيس الجامعة إلى أن جودة استقبال الطلاب الوافدين ورعايتهم تمثل مسؤولية مؤسسية، وتنعكس بصورة مباشرة على الصورة التي تتشكل لديهم عن الجامعة ومكانتها العلمية والإنسانية.

وشدد على حرص جامعة العاصمة على تقديم نموذج متطور في التعامل مع الطلاب الوافدين، بما يتناسب مع مكانة مصر التاريخية والحضارية، من خلال بناء منظومة متكاملة للخدمات تعتمد على الوضوح والشفافية وسرعة إنهاء الإجراءات.

كما دعا إلى إجراء متابعة دورية لمستوى الخدمات المقدمة للطلاب الوافدين، والاستماع بصورة مستمرة إلى ملاحظاتهم ومقترحاتهم، باعتبارهم طرفًا أساسيًا في تطوير منظومة العمل، مؤكدًا أن الجامعة ترحب بأي أفكار يمكن أن تسهم في تحسين تجربة الطالب الوافد منذ التقدم للالتحاق بها وحتى التخرج.

السروجي: التدريب المستمر للكوادر الإدارية

من جانبه، أوضح الدكتور وليد السروجي أن تنظيم الورشة يأتي ضمن خطة متكاملة تستهدف رفع كفاءة الكوادر الإدارية في مختلف كليات وإدارات الجامعة، بما ينعكس على جودة الخدمات المقدمة للطلاب بمختلف فئاتهم، وفي مقدمتهم الطلاب الوافدون.

وأشار إلى أن الطلاب الدوليين يمثلون أحد جسور التواصل العلمي والثقافي بين مصر ومختلف دول العالم، مؤكدًا أن بناء تجربة إيجابية للطالب الوافد يبدأ من أول تواصل له مع الجامعة، ويستمر خلال مراحل الدراسة وحتى التخرج.

وأكد السروجي أن الجامعة ستواصل تنظيم برامج تدريبية دورية للعاملين في هذا الملف، مع التركيز على تطوير مهارات التواصل مع الطلاب من خلفيات وثقافات متنوعة، والتعرف على اللوائح والآليات الحديثة المنظمة لعمل مكاتب الطلاب الوافدين.

وأضاف أن تطوير هذه المنظومة يسهم في تعزيز قدرة الجامعة على جذب المزيد من الطلاب الدوليين، ويدعم حضورها وتنافسيتها على المستويين الإقليمي والدولي.

مناقشة التحديات المرتبطة بالطلاب الوافدين

وشهدت الورشة حضور الدكتور عمرو السيد، مدير مركز الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات، والأستاذة فريدة هاشم، أمين الجامعة المساعد للدراسات العليا والبحوث، والأستاذ هشام رفعت، أمين الجامعة المساعد لشؤون التعليم والطلاب، والأستاذة عفاف علي، مدير الإدارة العامة للدراسات العليا.

وأدارت فعاليات الورشة الدكتورة لبنى شهاب، المدير التنفيذي لمكتب الطلاب الوافدين، بمشاركة فريق العمل بالمكتب، حيث تناولت أهمية الدور الذي يؤديه الجهاز الإداري في تحسين تجربة الطالب الوافد داخل الجامعة.

كما ناقشت الورشة مجموعة من الملفات والتحديات العملية الخاصة بالباحثين الوافدين، من بينها التحصيل الدراسي، والقرارات المالية، وآليات التعامل مع طلاب المنح، إلى جانب أهمية التكامل بين مكتب الطلاب الوافدين وقطاع الدراسات العليا ومنظومة البحث العلمي.

رحلة الطالب من الاستفسار حتى القيد

واستعرضت الدكتورة لبنى شهاب عددًا من المحاور المرتبطة بإدارة ملف الطلاب الوافدين، من بينها التعرف على احتياجاتهم الإدارية والثقافية والنفسية، ومتابعة رحلة الطالب منذ مرحلة الاستفسار الأولى وحتى استكمال إجراءات القيد.

كما ركزت على تنمية مهارات التعامل مع الطلاب الذين قد يواجهون حالات من القلق أو الغضب، والتأكيد على استخدام أسلوب حوار يتسم بالهدوء والاحترام والاتزان، بما يساعد على احتواء المشكلات والوصول إلى حلول واضحة.

وشددت على أهمية إعداد قائمة مراجعة موحدة للملفات والإجراءات، للحد من الأخطاء الإدارية وضمان حصول الطالب على المعلومات والإرشادات المطلوبة، بحيث يعرف الخطوة التالية التي يتعين عليه اتخاذها في إجراءات التقديم أو القيد قبل مغادرته.

التحول الرقمي وتوحيد الإجراءات

وفيما يتعلق بالجانب التكنولوجي، أوضح الدكتور عمرو السيد أن منظومة التحول الرقمي بالجامعة تستهدف تبسيط الإجراءات المالية والإدارية المتعلقة بالطلاب الوافدين، مع التأكيد على ضرورة استمرار التنسيق بين الكليات ومركز الحساب العلمي بشأن إصدار البطاقات الجامعية وتحديث بيانات الطلاب بصورة دورية.

وأكدت الأستاذة فريدة هاشم أهمية توحيد إجراءات قيد ومتابعة طلاب الدراسات العليا الوافدين، بما يضمن سرعة إنجاز المعاملات ودقة البيانات، إلى جانب تحديث الإحصاءات والبيانات بشكل مستمر بالتنسيق مع الإدارات المختصة داخل الجامعة.

بدوره، شدد الأستاذ هشام رفعت على أهمية التواصل المهني والواضح مع الطالب الوافد، من خلال تحديد الخطوات والمستندات المطلوبة بدقة، لتجنب تكرار الإجراءات أو حدوث أي ارتباك، مؤكدًا ضرورة التعامل معه باعتباره سفيرًا لمصر لدى عودته إلى بلده.

لوائح الدراسات العليا ومنصة «ادرس في مصر»

وتناولت الأستاذة عفاف علي عددًا من القواعد والتعليمات المنظمة لإجراءات تسجيل الرسائل العلمية، واختبارات اللغة، وشروط التشكيل والمنح، وإيقاف القيد، بالإضافة إلى الإجراءات المتعلقة بقبول الطلاب الوافدين عبر منصة «ادرس في مصر».

وأكدت ضرورة وجود قناة اتصال موحدة وفعالة تجمع جميع الأطراف المعنية بملف الطلاب الوافدين والكليات، بما يساعد على توحيد المعلومات، وسرعة التعامل مع المشكلات، وتقديم خدمة مؤسسية متكاملة.

واختتمت الورشة بفتح باب النقاش أمام المشاركين، وطرح الأسئلة والاستفسارات المتعلقة بالمواقف والتحديات العملية التي قد تواجه العاملين أثناء التعامل مع الطلاب الوافدين، إلى جانب تبادل الخبرات والمقترحات التي تستهدف تطوير آليات العمل وتحسين مستوى الخدمات.

وأكد المشاركون أهمية استمرار هذه البرامج التدريبية بما يدعم كفاءة الجهاز الإداري، ويعزز قدرة جامعة العاصمة على تقديم تجربة تعليمية وإنسانية متكاملة للطلاب الوافدين، بما يتناسب مع مكانتها الأكاديمية ودورها المجتمعي.